Conduire efficacement une réunion

Préparer une réunion – Avant la réunion

• Identifier les divers types de réunions : information, résolution de problèmes, prise de décisions.
• Programmer, planifier.
• Clarifier l’objectif, l’ordre du jour, les priorités.
• Choisir les participants, le lieu, le rapporteur.
• Gérer la logistique.
• Utiliser des supports visuels : quelques conseils.

Travaux pratiques

Identifier les questions à se poser pour se préparer.

Communiquer en groupe – Pendant la réunion

• Connaître les règles de base de la communication et de la dynamique de groupe.
• Gérer le positionnement. Acter sa place.
• L’empathie. La capacité d’identification.
• L’écoute active, les attitudes facilitatrices.
• Les contaminations comportementales.
• L’auto-confirmation des croyances.
• Prendre la parole et conduire une réunion
• Coordonner la posture, le regard, la gestuelle.
• Harmoniser verbal et non verbal.
• Savoir s’affirmer : ancrer sa parole, inscrire son message, impliquer son auditoire, convaincre.
• L’utilisation de la voix. Le timbre, le ton, le rythme.
• Gérer le stress. Réguler ses rythmes internes.
• Le trac : une stimulation à adapter aux situations.

Travaux pratiques

Jeux ludiques autour des outils de communication et de prise de parole.

Animer une réunion

• La réunion restreinte, la grande réunion.
• Réaliser les quatre phases de la réunion : contracter, collecter, construire, synthétiser.
• Les fonctions de l’animateur : faciliter, réguler, accompagner la production.
• Maîtriser les techniques d’animation: le tour de table, les sous-groupes, le brainstorming, le débat, les synthèses.
• Gérer le temps, maîtriser les dérives.
• Intégrer les divers types de participants « difficiles ».
• Résoudre les situations délicates, empêcher la création de clans, désamorcer les règlements de compte.
• La vidéoconférence, la conférence téléphonique.

Travaux pratiques

Jeux de rôles filmés de divers types de réunions. Identification des difficultés rencontrées. Concrétisation des solutions. Diversification des possibilités selon le style de chacun.

Conclure et s’évaluer – Fin de réunion

• Soigner les dix dernières minutes.
• Rédiger et diffuser le compte rendu.
• Elaborer un plan d’action.

Travaux pratiques

Mise en évidence des points forts et axes de progression.

Travaux pratiques

Pédagogie active centrée sur le partage d’expériences.

Le formateur évalue la progression pédagogique du participant tout au long de la formation au moyen de QCM, mises en situation, travaux pratiques…
Le participant complète également un test de positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.